Hệ thống quản lý Phổ cập giáo dục

Đây là Hệ thống giúp cho các nhà trường quản lý, theo dõi số liệu Phổ cập giáo dục hàng năm. Hệ thống này có được thiết kế cho cả các bậc học Tiểu học, THCS & PTTH.

Dữ liệu ban đầu được nhập vào để hệ thống xử lý là thông tin trong các phiếu điều tra Hộ gia đình. Các hộ gia đình trong hệ thống được đánh mã số riêng (Do bạn nhập vào trong quá trình nhập liệu), mỗi khẩu trong hộ gia đình cũng được đánh mã số riêng (Do chương trình thực hiện dựa vào các mã hộ khi bạn chọn dấu tích vào ô Lấy mã số nhân khẩu.

Hệ thống được thiết kế khép kín từ khâu nhập liệu, xử lý số liệu, trích suất số liệu ra các báo cáo và hỗ trợ in sổ phổ cập theo độ tuổi (Bao gồm mẫu sổ tiểu học, THCS).

Các báo cáo trong hệ thống được thực hiện theo mẫu của Bộ GD&ĐT bao gồm mẫu báo cáo của Tiểu học, THCS, PTTH.

A- Đăng ký sử dụng và nhập các thông tin ban đầu

1- Đăng ký sử dụng :Nhập số đăng ký (do tác giả cung cấp) vào ô Mã số đăng ký sử dụng (font UNICODE)

2- Nhập thông tin vào phần thông tin chung

3- Nhập tên các thôn trên địa bàn quản lý. Nếu số thôn lớn hơn 8, hãy nhập vào các ô bên dưới cột “Tên thôn thêm vào” trong trang Hướng dẫn

4- Chọn năm học trong hộp Combo Box (Nếu bạn không chọn, chương trình sẽ sử dụng năm có sẵn trong hộp Combo box để tính toán)

B- Thiết lập môi trường

1- Thiết lập font Unicode cho bộ gõ tiếng Việt

2- Thiết lập Macro ở mức Low … (Vào menu Tools ->Macro->Securyti…->Low …).

Lưu ý :

+ Bạn thiết phải thiết lập môi trường theo yêu cầu hướng dẫn.
+ Do chương trình có sử dụng các Macro để xử lý số liệu,vì thế khi bạn sử dụng các chương trình quét virus, bạn phải tắt chức năng quét Macro (Đặc biệt lưu ý với BKAV)

HỆ THỐNG HOẠT ĐỘNG TRÊN NỀN WINDOWS XP VÀ EXCEL 2003 (NẾU PHIÊN BẢN EXCEL CŨ HOẶC MỚI HƠN CÓ THỂ GÂY LỖI)

C- Nhập danh sách giáo viên :

1- Bạn có thể nhập giáo viên toàn xã (hoặc chỉ trường bạn) vào trong danh sách. Bạn cần nhập đầy đủ thông tin để hệ thống tính toán.

D- Nhập danh phổ cập

* Bạn nhập các đối tượng phổ cập (theo phiếu điều tra) vào danh sách phổ cập theo hướng dẫn dưới đây:

1- Cột Số TT : Bạn hãy nhập xong danh sách, để đánh số TT thì bạn chọn dấu Check vào ô “lấy số thứ tự” (Bạn cần đánh số TT, việc đánh số thứ tự sẽ giúp bạn dễ dàng định hướng và thao tác với danh sách. VD: Khi lọc danh sách, chỉnh sửa DS …)

2- Cột Mã Hộ : Bạn hãy nhập mã hộ theo thôn cho chủ hộ trong gia đình.
Ví dụ : Hộ số 1, ở thôn 1 thì đánh mã hộ là T1_1; Hộ số 2, ở thôn 1 thì đánh mã hộ là T1_2 …

3- Cột Mã nhân khẩu : Bạn hãy nhập xong danh sách, sau đó bạn chọn dấu Check vào ô “Lấy Mã hộ” (Nhất thiết bạn phải đánh Mã hộ)

Lưu ý : Nếu vì một lý do nào đó, chương trình không tự động đánh Số TT cũng như mã nhân khẩu, bạn hãy copy công thức ở ô A11, ô C11 cho cột đó.

4- Cột Họ và cột tên : Bạn nhập Họ xong nhấn phím Tab để nhập tên

5- Cột năm sinh, nữ, dân tộc, nơi ở : Bạn hãy chọn giá trị tương ứng trong danh sách có trong ô đó.

6- Cột tên lớp đang học : Bạn nhập tên lớp đang học theo năm học tương ứng (chỉ nhập cho các đối tượng từ 6-21 tuổi) theo nguyên tắc sau :

+ Nếu đối tượng đang học ở các trường trong địa bàn : Nhập tên lớp cụ thể (1A, 2B, 5A1, 7A2, 10A1…)

+ Nếu đối tượng đang học ở các trường ngoài địa bàn : Nhập lớp mà đối tượng đang học (1, 2, 51, 7, 10…)

+ Nếu đối tượng đang học Bổ túc văn hóa : Nhập lớp mà đối tượng đang học theo năm tương ứng và chọn BTVH ở cột (15)

Ví dụ: Năm 2007-2008 đối tượng đang học lớp 8 BTVH thì nhập 8 ở cột (11) rồi chọn BTVH ở cột (15)

+ Đối với những đối tượng học lớp 8, 9 phổ cập, những đối tượng này sẽ được xét tốt nghiệp THCS Phổ cập khi học xong CTPC mà không xét theo năm. Bạn hãy nhập lớp

vào năm học tương ứng (đối với đối tượng

+ Nếu đối tượng đang học Nghề, học THCN, tốt nghiệp Nghề, tốt nghiệp THCN  thì chọn thông tin của đối tượng trong cột (15)

7- Cột tên trường đang học : Nhập tên trường mà đối tượng đang học

8- Cột Năm tốt nghiệp (TNTH, TNTHCS) : Chọn năm tương ứng trong danh sách. Các đối tượng học xong lớp 5, hoặc bỏ học, hoặc đang học từ lớp 6 trở lên, bạn phải nhập năm TNTH

Các đối tượng học xong lớp 9, hoặc bỏ học, hoặc đang học từ lớp 10 trở lên, bạn phải nhập năm TNTCS

9- Cột học xong, năm học xong : Vì đây là chương trình chung cho cả bậc học nên bạn nhập cột này cho các đối tượng sau

10- Cột bỏ học, năm bỏ học : Vì đây là chương trình chung cho cả bậc học nên bạn nhập cột này cho các đối tượng sau

11- Cột Chưa học, mù chữ, khuyết tật, chết : Các đối tượng chỉ có thể nhận được 1 thông tin dạng này (Vì chết thì không thể là Chưa học, mù chữ, khuyết tật; Khuyết tật không thuộc

đối tượng phổ cập và Chưa học, mù chữ thì không thể nhận thông tin Khuyết tật hoặc chết được).

Lưu ý :

Nếu đối tượng khuyết tật nhưng vẫn đi học bình thường thì đây là đối tượng học hòa nhập. Những đối tượng này, chương trình không coi là khuyết tật. Bạn hãy ghi “Khuyết tật” ra cột ghi chú, không chọn là khuyết tật trong cột này.

*** Giá trị của các danh sách trong các cột của danh sách phổ cập hoàn toàn phụ thuộc vào cột năm sinh và các cột tên lớp đang học. Nếu không thấy thông tin bạn muốn, hãy xem lại năm sinh hoặc lớp học của đối tượng.

E- Sổ phổ cập (Bao gồm sổ PC Tiểu học; Sổ PCTHCS, THPT)

1- Bạn chọn độ tuổi trong hộp Combo box, chờ cho chương trình xử lý (Khoảng 5 giây hoặc lâu hơn một chút tùy thuộc vào độ lớn của dữ liệu trong DS phổ cập), in xong chọn tiếp độ tuổi khác.

2- Bìa sổ : Bạn chọn loại bìa phù hợp với cấp học trong hộp Combo box rồi in.

Lưu ý :

Nếu vì một lý do nào đó, chương trình không tự động lọc danh sách Theo độ tuổi cho bạn, bạn hãy copy công thức ở hàng 7 xuống số dòng bằng số trẻ trong độ tuổi để lọc.

F- Báo cáo số liệu phổ cập

1- Về cơ bản, hệ thống tự động tính toán và cập nhật (khi thay đổi số liệu hoặc thay đổi năm học. Để thay đổi năm học, bạn chọn trong hộp Combo box ở trang menu lệnh)

2- Đối với các báo cáo có các ô màu xanh, bạn hãy nhập số liệu (dữ liệu) vào. Số này là rất ít.
Ví dụ: Tên trường THCS, THPT, tỉ lệ Hoàn thành PCTHPT (Vì tiêu chuẩn của bậc học này chưa ổn định, chuẩn bị có thay đổi nên tác giả chưa thực hiện).

3- Báo cáo về CSVC, bạn phải tự nhập số liệu vào

Lưu ý :

Nếu các báo cáo báo lỗi, bạn phải trở về danh sách để chỉnh lại số liệu cho chính xác.  Bên cạnh các danh sách hoặc báo cáo đều có hướng dẫn, bạn hãy đọc và làm theo.

G- Cập nhật số liệu phổ cập

- Hàng năm, do có sự thay đổi về lớp học nên bạn phải cập nhật lại thông tin lớp học theo năm học cho đối tượng.

H- Di chuyển trong chương trình

1- Để đến các trang, bạn nhấp chuột vào nút tương ưng ở trang menu lệnh.

2- Để trở về về bạn chọn nút HOME màu đỏ.

K- Một số kỹ năng cần thiết

1- Lọc danh sách :

2- Phát hiện và chỉnh sửa số liệu chưa chính xác : Hãy nhìn vào độ tuổi tương ứng trong báo cáo được chương trình báo lỗi. Di chuyển đến danh sách, lọc riêng đối tượng đó để đối chiếu để chỉnh sửa.

3- Để truy suất lại số liệu phổ cập của các năm học trước, bạn chỉ việc chọn năm học tương ứng trong hộp Combo box ở menu lệnh (tuy nhiên, số liệu về học nghề, học chuyên nghiệp sẽ không chính xác). Để thuận lợi cho việc truy suất số liệu phổ cập từng năm, tác giả khuyến cáo bạn nên lưu tập tin này  theo từng năm học (Ví dụ : Sau khi nhập xong dữ liệu phổ cập cho năm học 2008-2009, bạn hãy chọn file -> Save AS và lưu tập tin này với ten QLPC08-09. Khi cập nhật lại dữ liệu PC cho năm học 2009-2010 thì bạn mở tập tin này ra và lưu với tên QLPC09-10. Như vậy, mỗi năm bạn sẽ có một tập tin QLPC tương ứng với từng năm.

4- Để có số liệu PC theo đơn vị trường (hoặc thôn), bạn nhập riêng danh sách từng trường (hoặc thôn) rồi lưu với tên tương ứng. Để có số liệu toàn xã, bạn nhập toàn bộ DSPC vào trong DSPD trong của chương trình.

6- Khi cập nhập danh sách PC, nếu bạn cần nhập thêm 1 nhân khẩu vào một hộ nào đó, để tạo ra 1 dòng trống để nhập cho nhân khẩu này, bạn chọn 1 hàng (tại vị trí của hộ có nhân khẩu cần nhập thêm), nhấp chuột phải -> Copy sau đó nhấp chuột phải -> Copy -> Insert Copied Cells để chèn thêm hàng. Bạn xóa dữ liệu trong hàng này và nhập dữ liệu mới vào. Khi xóa bớt 1 nhân khẩu trong một hộ nào đó, bạn chọn hàng có nhân khẩu đó, nhấp chuột phải và Delete để xóa.

5- Trong quá trình xử lý, nếu gặp khó khăn hãy liên hệ với tác giả qua email : nhatthai1969@gmail.com hoặc điện thoại trực tiếp qua số 063.3707676. Nếu bạn nối mạng Internet, hãy kích hoạt chương trình Hỗ trợ khách hàng (HTKH – Màu xanh có mũi tên 2 đầu) kèm theo, liên hệ với tác giả bằng nhắn tin vào số điện thoại trên để được hỗ trợ trực tuyến.

*** Bạn có thể gửi file QLPC vào địa chỉ Email trên, tác giả sẽ xử lý giúp và gửi lại cho bạn.

Những lưu ý quan trọng:

Nhập Danh sách phổ cập:

Đây là công việc khá vất vả và mang tính quyết định. Khi bạn nhập và xử lý dữ liệu trong danh sách phổ cập chính xác, hệ thống sẽ tự tổng hợp, trích suất số liệu ra các mẫu báo cáo trong hệ thống.

Danh sách Phổ cập được nhập từ phiếu điều tra theo Hộ gia đình. Khi nhập phiếu cần phân biệt rõ một số thuật ngữ sau:

+ Chưa học: Là những đối tượng từ 6-14 tuổi chưa đi học lớp nào (Chưa ra lớp)

+ Đang học: Là những đối tượng từ 6-14 tuổi (thuộc địa bàn trường quản lý) đang học trên địa bàn hoặc nơi khác

+ Học xong: Là những đối tượng > 14 tuổi đã học xong tối thiểu là lớp 3

+ Bỏ học: Là những đối tượng từ 6-14 tuổi đã ra lớp nhưng bỏ học giữa chừng

+ Mù chữ: Là những đối tượng >14 tuổi nhưng chưa học hoặc chưa học hết lớp 3

+ Tốt nghiệp

- THPT: Là những đối tượng học xong lớp 12

- THCS: Là những đối tượng học xong lớp 9, 10, 11, 12; đang học PHTH

- TH: Là những đối tượng học xong lớp 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12; đang học THCS, PHTH

** Khi nhập phiếu theo hộ gia đình, chủ hộ là người có con đang trong độ tuổi đi học. Như vây, trong quá trình nhập danh sách từ phiếu điều tra Hộ gia đình, nếu trong gia đình có 3 thế hệ (Ông, bà; Cha mẹ; con) thì bạn hãy nhập tên bố (mẹ) là chủ hộ và đánh mã hộ cho chủ hộ (Khi làm sổ phổ cập, sẽ lấy tên chủ hộ để làm tên bố (mẹ).

** Khi nhập danh sách phổ cập, bạn chưa vội nhập cột mã nhân khẩu (Cột B), sau khi nhập xong danh sách, bạn hãy copy công thức trên đầu cột này dán vào các ô trong cột để điền mã nhân khẩu. Sau đó copy toàn bộ vùng vừa dán, chọn Paste Special… với tùy chọn Value để dán giá trị.

Hệ thống báo cáo số liệu phổ cập

Hệ thống báo cáo Phổ cập GDTHĐĐT được tự động cập nhật sau khi bạn cập nhật xong danh sách phổ cập. Tuy nhiên bạn cũng cần nhập số liệu vào một số biểu mẫu.

Mỗi năm, bạn lưu 1 files rồi sau đó tiến hành cập nhật lại thông tin trong danh sách phổ cập.

+ Mẫu M1: Báo cáo độ tuổi từ 0 đến 5 tuổi (Hệ thống tự cập nhật)

+ Mẫu M2: Báo cáo độ tuổi từ 6 đến 14 tuổi (Gồm 4 biểu mẫu: 6-14 tuổi toàn địa bàn; 6-14 tuổi nữ; 6-14 tuổi Dân tộc; 6-14 tuổi Nữ dân tộc – Hệ thống tự cập nhật) + 01 biểu mẫu 6-14 mới cập nhật.

+ Mẫu M3: Báo cáo độ tuổi từ 15 đến 35 tuổi (Hệ thống tự cập nhật)

+ Mẫu M4: Tổng hợp kết quả điều tra (Hệ thống tự cập nhật)

+ Mẫu M5: Báo cáo Phổ cập đúng độ tuổi (Hệ thống tự cập nhật)

+ Mẫu M6: Báo cáo Thống kê cơ sở vật chất (Người sử dụng nhập vào)

+ Mẫu M7: Báo cáo Thống kê tình hình đội ngũ (Người sử dụng nhập vào)

+ Mẫu M8: Báo cáo Chống mù chữ Phổ cập GDTH đúng độ tuổi (Hệ thống tự cập nhật)

+ Hồ sơ đề nghị công nhận, duy trì PCGDTHĐĐT (tham khảo sửa chữa cho phù hợp với đơn vị mình)

Xử lý khi các mẫu báo cáo báo lỗi

Các mẫu báo cáo 6-14, 15-35 được thiết kế báo lỗi khi dữ liệu trong danh sách phổ cập bạn xử lý chưa đúng. Khi thấy báo lỗi ta cần tiến hành xử lý lại số liệu trong danh sách phổ cập cụ thể như sau:

+ Khi báo cáo báo lỗi ở độ tuổi nào trong các mẫu báo cáo thì bạn lọc độ tuổi đó trong danh sách phổ cập để kiểm tra lại

* Đối với mẫu 6-14 tuổi: Khi lỗi sẽ thể hiện chữ “er” màu đỏ cùng hàng với độ tuổi đó trong báo cáo.

- Ở mẫu báo cáo này, hệ thống báo lỗi khi “tổng số trẻ phải phổ cập” khác tổng số của “Số trẻ đang học hoặc đã tốt nghiệp tiểu học”+ số trẻ “Chưa học hoặc bỏ học” + Số trẻ “Đang học nơi khác”

 Yêu cầu xử lý khi có lỗi ở danh sách này:

1/ Xử lý đúng thông tin trong các cột “đang học”; TNTH

2/ Ở độ tuổi 6-14 không có: TNTHCS; Học xong; Mù chữ

3/ Tất cả các đối tượng đang học từ lớp 6 trở lên phải cập nhật thông tin TNTH vào cột TNTH trong danh sách phổ cập (Có thể nhập năm tốt nghiệp hoặc ký hiệu “TH” vào cột này).

4/ Đối với các đồi tượng khuyết tật mà đang theo học, bạn không nhập thông tin khuyết tật vào cột “Khuyết tật” mà nhập vào cột “ghi chú”.

5/ Tất cả các đối tượng phải có thông tin về độ tuổi, nữ, dân tộc.

* Đối với mẫu 15-35 tuổi: Độ tuổi nào lỗi sẽ báo đỏ nguyên hàng đó.

Ở báo cáo này, khi Cột tổng số (3) không bằng cột Ktra (13) thì sẽ báo lỗi.

Yêu cầu xử lý:

1/ Báo lỗi ở độ tuổi nào thì xử lý ở độ tuổi đó

2/ TNTH: Là các Đối tượng đang học lớp 6 trở lên,đối tượng đã học xong lớp 6 trở lên;

3/ TNTHCS là đối tượng đang học lớp 10 trở lên; đối tượng đã học xong lớp 9 trở lên; (Đối tượng nào có thông tin TNTHCS thì phải có thông tin trong cột TNTH.

4/ Những đối tượng học chưa hết lớp 3 được coi là mù chữ.

5/ Trong độ tuổi 15-35 Không có đối tượng bỏ học hoặc chưa học (Đối với Tiểu học).

About these ads

Gửi phản hồi

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: